Votre boîte de réception conventionnelle n'a absolument aucun sens, voici pourquoi

La technologie du courrier électronique a été inventée en 1971. Et cela n'a pas beaucoup changé depuis.

À l'époque, communiquer sur Internet était un véritable exploit. Eh bien, Internet en lui-même était un véritable exploit ! À titre de référence, les personnes ont envoyé plus de 64 fois plus e-mails en 2020 qu'ils ne l'ont fait en 1993.

Les boîtes aux lettres offrent peut-être plus d'options aujourd'hui, mais elles fonctionnent toutes selon le même modèle obsolète.

Être capable de communiquer en ligne n'est plus un défi. Le faire efficacement l'est.

Vous ne vous en rendez peut-être pas compte, mais si vous traitiez votre boîte aux lettres IRL comme vous traitez votre courrier électronique, ce serait une véritable folie.

Voici pourquoi.

De retour dans la boîte

Que penseriez-vous d'une personne qui ouvre son courrier réel et le remet dans sa boîte aux lettres une fois qu'il l'a lu, le laissant s'accumuler indéfiniment ?

Ne parlez pas trop vite car c'est probablement ce que vous faites avec le courrier électronique.

Le courrier électronique était autrefois quelque chose que les gens utilisaient de manière exceptionnelle. Ce n'était pas leur principal moyen de communication. Le traiter et le laisser s'accumuler n'a donc pas posé de problème.

Mais cela a changé. Il y a de fortes chances que vous obteniez beaucoup de courrier électronique. Tous les jours.

Il est donc temps de passer à la réalité.

Comment organiser mes e-mails et mes tâches ?

Utilisez des dossiers et des étiquettes.

Votre boîte de réception vous permet probablement de configurer des dossiers. Créez-en un pour chaque catégorie à laquelle vous devez faire face. Et assurez-vous que chaque e-mail correspond à une catégorie. Cela servira d'espace de tri.

Votre boîte de réception principale est maintenant seulement pour les nouveaux courriers entrants.

En tant que tel, il doit être vide. Et tout nouveau message peut ensuite être envoyé dans un dossier ou supprimé. Comme une vraie boîte aux lettres.

En plus de cela, utilisez des étiquettes pour avoir des informations supplémentaires sur l'état de chaque e-mail/tâche.

Et si l'e-mail ne contient que des informations et que vous n'avez rien à faire ? Triez-le dans un dossier et archivez-le.

Tâches terminées

Dès qu'une tâche est terminée, elle doit être éliminée.

Lorsque vous recevez une facture à payer dans votre boîte aux lettres, vous la payez, vous la marquez comme telle, puis, généralement, vous la rangez dans un classeur ou un dossier.

C'est également ainsi que vous devez traiter les e-mails. Une fois le problème réglé, il faut le ranger.

Comment organiser mes tâches terminées ?

Archivez-les.

Lorsque vous avez terminé de recevoir un e-mail. Il suffit de l'archiver pour que chaque dossier ne contienne que des choses qui doivent être faites.

Affectation

L'envoi d'e-mails aux bonnes personnes fait partie de la gestion quotidienne des e-mails.

Cela peut être dû au fait que quelqu'un vous a envoyé un e-mail à la place de votre collègue. Cela peut être dû au fait que vous n'êtes pas le mieux placé pour répondre à cette demande. Non seulement cela, mais cela peut aussi être dû au fait que vous êtes trop occupé pour vous en occuper. C'est à vous de le nommer.

Dans la vraie vie, lorsque vous recevez du courrier qui n'est pas pour vous, vous n'allez pas en faire une copie, vous ne donnez pas la copie à la bonne personne et vous ne conservez pas l'original.

Il suffit de leur donner le courrier.

Le courrier électronique ne devrait pas être différent.

Comment envoyer des e-mails de manière efficace ?

Transférer et supprimer.

Cela semble vraiment contre-intuitif. Mais si vous n'avez aucune action à faire, elle ne devrait pas se trouver dans votre boîte aux lettres.

C'est le travail de quelqu'un d'autre de s'en occuper.

Et s'ils ont besoin que vous participiez ou que vous soyez au courant de ce qui se passe, ils vous enverront un e-mail ou un message électronique.

Et si c'est le cas, classez l'e-mail dans un dossier et traitez-le comme une tâche normale. Et archivez-le lorsque votre travail est terminé.

Si vous utilisez cc, pour qu'ils puissent vous tenir au courant : lisez-le, triez-le, puis archivez-le.

Si vous avez à nouveau besoin de vous pour cette tâche, elle apparaîtra dans votre boîte de réception principale et vous pourrez recommencer le cycle.

Collaboration

Le courrier électronique, comme le courrier ordinaire, n'a pas été conçu pour la collaboration. Ce n'était tout simplement pas le cas.

C'est pourquoi il est toujours difficile de le configurer dans une boîte de réception conventionnelle.

Comment collaborer par e-mail ?

Vous pouvez le faire de plusieurs manières.

Boîte de réception partagée

Vous pouvez faciliter la collaboration en configurant une boîte aux lettres partagée. Cela implique de disposer de boîtes aux lettres auxquelles tout le monde peut accéder. C'est particulièrement utile pour les boîtes aux lettres dédiées telles que support@company.com ou accounting@company.com.

Ainsi, les membres de l'équipe n'ont pas besoin de se connecter à chaque boîte aux lettres spécifique chaque fois qu'ils ont besoin de l'utiliser. Ils peuvent accéder à ces boîtes aux lettres directement depuis leur boîte de réception.

Voici comment le configurer avec Outlook et avec Gmail.

CC

C'est également à ce moment que le terrible cc entre en jeu. Mais il existe des astuces que vous pouvez implémenter pour utiliser cc le plus efficacement possible.

Un seul propriétaire: Une conversation par e-mail est une tâche. Ainsi, une seule personne devrait être responsable. C'est la même chose que n'importe quelle tâche de n'importe quelle liste de tâches.

Cela signifie que quiconque n'est pas le propriétaire doit être en cc. De cette façon, n'importe qui peut facilement filtrer les e-mails qui lui sont directement destinés, ainsi que ceux où ils se trouvent en cc.

Groupes d'utilisation : En créant des groupes de contacts, vous n'aurez pas besoin d'ajouter manuellement tout le monde à chaque fois. Et vous n'aurez pas à vérifier que toutes les personnes devant être informées sont incluses.

L'utilisation de groupes permet de gagner un temps précieux et d'éviter les erreurs qui peuvent entraîner des problèmes de communication.

Classification et récupération

Une boîte aux lettres n'est généralement pas la meilleure solution pour récupérer des informations.

Pourquoi ? Parce que c'est un boîte aux lettres, pas une étagère.

Quiconque a déjà utilisé un moteur de recherche de boîtes aux lettres sait à quel point c'est fastidieux.

Cela étant dit, il existe des moyens de vous faciliter la tâche.

Comment récupérer facilement des informations dans ma boîte aux lettres ?

Dossiers : Les dossiers constituent un excellent point de départ. Si vous recevez plusieurs e-mails sur différents sujets de la même personne, il sera utile de les classer dans des dossiers. Cela permettra de réduire la portée de votre recherche.

Renommer les conversations : Les lignes d'objet des e-mails ne sont pas toujours très descriptives. Un moyen simple d'y remédier est de renommer les conversations.

En incluant des mots clés dans la ligne d'objet, il vous sera beaucoup plus facile de les récupérer ultérieurement.

La meilleure façon de gérer les e-mails

Vous pouvez suivre tous les conseils ci-dessus. Mais en réalité, la meilleure façon de gérer les e-mails est d'utiliser un logiciel de gestion des e-mails.

Comme vous le savez déjà, le courrier électronique et les clients de messagerie n'ont pas été conçus pour la façon dont nous utilisons le courrier électronique aujourd'hui.

Cela signifie que vous pouvez atténuer le désordre lié à la gestion des e-mails en suivant les conseils ci-dessus, mais ce sera toujours un peu ringard.

C'est pourquoi l'utilisation d'un outil dédié vous permettra de vous débarrasser de nombreux maux de tête.

Un tel outil convertira les e-mails en tâches, vous permettra de les fermer lorsque vous aurez terminé, facilitera l'envoi d'e-mails, la collaboration sur ceux-ci et la récupération de n'importe quelle information. En plus de cela, vous pourrez fusionner des conversations, attribuer des étiquettes de statut, etc.

Lequel devriez-vous choisir ? En voici quelques-unes :

Sur le toit

Rooftop est un outil de boîte de réception partagée qui traite les conversations par e-mail comme des tâches. Il a la capacité unique de combiner une interface de gestion de projet avec un puissant outil de traitement des e-mails.

Vous pouvez facilement créer des catégories et des sous-catégories, définir des règles personnalisées et suivre l'activité de votre équipe.

Idéal pour la gestion des e-mails d'équipe. Essayez-le !

Avant

Front est un puissant outil de messagerie qui vous permet de gérer plusieurs canaux de communication. De nombreuses fonctionnalités intéressantes ne sont disponibles que sur les plans les plus avancés, et il n'y a pas de vue de gestion des tâches.

Idéal pour une approche multicanale.

Trengo

Il s'agit d'un outil de gestion des e-mails axé sur le service client. Il dispose également d'une fonction de chat en direct.

De nombreuses fonctionnalités ne sont disponibles que sur les forfaits supérieurs, et il n'y a pas d'affichage de la liste des tâches.

Idéal pour le contact en direct avec les clients.

Kayako

Un autre outil axé sur le service client. Contient de nombreuses fonctionnalités et chaînes. Cependant, de nombreuses fonctionnalités ne sont disponibles que sur les forfaits supérieurs.

Idéal pour un service client multicanal.

Tous ces outils ont leurs avantages et leurs inconvénients. Mais quel que soit votre choix, vous serez heureux de ne plus utiliser votre ancienne boîte aux lettres.

L'avenir de la gestion des e-mails

Malgré l'ancienneté de la technologie, le trafic de courrier électronique augmente d'année en année.

En tant que tel, il est peu probable que vous commenciez à recevoir moins de courriels.

Plus vous attendez pour organiser votre e-mail, plus cela va devenir compliqué. Surtout si vous gérez des projets et avez besoin de récupérer des informations.

Il est donc impératif de mettre en place un système pour gérer tout cela. Vous devez vous assurer que :

• Les e-mails ne s'accumulent pas
• Les e-mails sont archivés lorsqu'aucune autre action n'est nécessaire
• Les e-mails sont envoyés d'une boîte de réception à une autre sans conserver l'original
• La collaboration est facilitée
• Les informations sont classifiées et faciles à récupérer

Par où commencez-vous et quelle méthode utilisez-vous ?

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